Vroeger, jongelui, was informatiebeheer maar een saaie bedoeling. Op een wat afgelegen plek in een gebouw, een slecht verlicht kamertje met een paar kasten, bewaarde een gepensioneerde de informatie. Had je, pakweg, de gegevens van een klant nodig, ging je naar de archivaris en vroeg om het dossier.

Daar ging eigenlijk niet zo veel mee mis. Ja, pas als de archivaris overleed, had je een paar weken een zootje, want de nieuwe ging het oude systeem naar eigen hand zetten. Dan duurde het wel even voor een dossier teruggevonden werd.
Ze bestaan nog wel, archivarissen, maar ook zij worden steeds vaker informatiebeheerders genoemd. Omdat het archief digitaal is geworden, richten de systeembeheerders het archief in. Nog wel naar wens van de archivaris.

Tegenwoordig is informatiebeheer een reuze spannende bedoeling. High-tech architectuur, complexe databanken en leuk voor de gebruiker. Je hoeft niet meer naar een stoffig kamertje, maar kan vanaf je eigen pc met een paar klikken bij je eigen informatie.
Goed, je moet een paar codes onthouden om er echt in te kunnen, maar dat ongemak heb je voor lief, want je weet dat je gegevens veilig zijn opgeborgen en dat alleen jij er bij kan.

Vroeger wist alleen de archivaris waar je gegevens opgeborgen waren. Wilde je erbij dan moest je dus langs die archivaris en zijn geleuter over de nieuwste kleinkinderen, zijn jicht en geklaag over allerlei moderniteiten. Eenmaal dat station gepasseerd, dook de archivaris in een paar tellen je dossier op en je kon er zeker van zijn dat het ook echt jouw dossier was. Dat vertelde de archivaris immers zelf, die blijkbaar op de stille momenten de dossiers doornam. Hoe kon hij anders weten dat jij in Beddingwolde was geboren. De achtergrootvader van de archivaris was daar ooit dominee geweest. Maar goed, met je dossier en een hele geschiedenis rijker kon je met je eigen gegevens aan de slag.

Tegenwoordig heb je geen last van kletsende archivarissen. Bovendien zijn de digitale gegevens zo goed beveiligd, dat de kans wel erg klein is dat de informatiebeheerder je een mailtje stuurt met een “wat leuk dat jij in Beddingwolde bent geboren, ik ook! Herinner jij je de hangplek nog waar het hele dorp gekke Bertje om dwaze boodschappen stuurde?”
Dus nu tik je het webadres van het gewenste archief in, laten we zeggen IB-groep. Dat IB staat voor informatiebeheer. In dit geval: alle informatie over studiefinanciering. Je logt in met je gebruikersnaam en daarna je Digidcode.

En jawel hoor, daar heb je jouw gegevens. Het is zelfs veel leuker dan vroeger. Je bent in Beddingwolde geboren, maar informatiebeheer heeft daar Blaricum van gemaakt. Grappig, want was je in Blaricum geboren, had je zeer waarschijnlijk nooit een studiebeurs nodig gehad. Bij nadere inspectie ben je ook een jaar of twee jonger, want de geboortedatum is ook een andere dan de jouwe.
Zo leuk en ook zo spannend is informatiebeheer tegenwoordig. Leuk dat je vanaf je eigen pc bij jouw informatie kan. Spannend, omdat je niet weet of er tegelijkertijd wel meer mensen bij hun dossier willen. Reuze spannend, want als dat het geval is, gaat het fout. En dan staar je ineens in de gegevens van een ander.
Foutje van het systeem, zegt en woordvierende informatiebeheerder. Met de Digid heeft het niets te maken.

Ook leuk en spannend: heb je even niets te doen, ga dan je Digid eens uit je blote hoofd raden. Maak er een spelletje van. In hoeveel pogingen zit je in je eigen dossier? In april had een autohandelaar in Castricum er maar een paar pogingen voor nodig en zat toen in het dossier van een mevrouw uit Beneden-Leeuwen. De kans dat jou dat lukt, komt maar zes keer per jaar voor, aldus de toen verantwoordelijke staatssecretaris.
Mooi. Zou het alledaagse praktijk zijn, dan is informatiebeheer niet spannend meer.